Datenschutzerklärung

Stand: 6. November 2026 · English version

1. Verantwortlicher

Levin Keller
Hohenzollerndamm 152
14199 Berlin
E-Mail: post@levinkeller.de

2. Worum es geht

Swavo (app.swavo.de) ist ein privat betriebener Mail-Dienst mit Webmail, Kalender, Kontakten und einem KI-Assistenten. Konten gibt es nur auf Einladung. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten der Dienst verarbeitet, insbesondere bei der Verbindung eines Gmail-Postfachs.

3. Anmeldung und Konto

Angemeldet wird direkt bei Swavo mit einem Passkey oder einem verknüpften Google-, GitHub- oder Microsoft-Konto; für den Notfall hinterlegen Sie eine Wiederherstellungs-Adresse bei einem anderen Anbieter. Gespeichert werden Ihre Kennung, E-Mail-Adresse und Ihr Name, eine Sitzung (Cookie mg_session, technisch notwendig, gültig bis 30 Tage nach der letzten Nutzung) und Ihre Einstellungen.

Bestehendes Postfach verbinden (IMAP/SMTP): Verbinden Sie ein Postfach bei einem anderen Anbieter (z. B. GMX, WEB.DE, Posteo), speichert der Dienst Server, Benutzernamen und Passwort; das Passwort verschlüsselt (AES-256-GCM) in der EU, nur solange das Postfach verbunden ist. Es wird nie angezeigt und nicht an den KI-Assistenten gegeben; Trennen löscht es sofort, die übernommenen Mails bleiben. Der Dienst hält eine abgeglichene Kopie (wie bei Gmail unten) und sendet über den Postausgangsserver Ihres Anbieters. Um die Server-Einstellungen zu finden, fragt er für unbekannte Domains nur den Domainnamen bei Mozillas Anbieterdatenbank (autoconfig.thunderbird.net) und im DNS (Cloudflare) nach, die volle Adresse nur beim Server Ihrer eigenen Domain.

4. Gmail verbinden: was der Dienst bei Google abruft

Die Verbindung ist freiwillig und wird von Ihnen in den Einstellungen gestartet. Sie melden sich dabei bei Google an und erlauben diese Berechtigungen:

• openid und email: Ihre Gmail-Adresse, damit das richtige Postfach verbunden wird und Ihre Mails mit dieser Adresse als Absender gesendet werden können.
• https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify: Lesen aller Nachrichten mit Anhängen und Labels sowie der Änderungsliste; Ändern von Labels (z. B. Posteingang, Spam, eigene Labels), Gelesen- und Markiert-Status; Verschieben in den Papierkorb und zurück; Senden von Nachrichten in Ihrem Namen. Endgültiges Löschen nutzt der Dienst nicht.

Wozu: Der Dienst legt eine abgeglichene Kopie Ihres Postfachs an, damit Sie es hier durchsuchen, lesen, ordnen und beantworten können. Änderungen, die Sie hier vornehmen (gelesen, markiert, Ordner/Labels, Spam, Papierkorb), werden zu Gmail zurückgeschrieben; Löschen bedeutet bei Gmail „Papierkorb“. Sie senden über Gmail, die Nachricht steht dann auch in Gmail unter „Gesendet“. Neues aus Gmail wird etwa einmal pro Minute abgeholt. Gmail-Entwürfe und Chats werden nicht übernommen.

Der KI-Assistent kann Mails lesen und Entwürfe anlegen. Senden, Verschieben, Löschen und andere Änderungen durch die KI brauchen Ihre ausdrückliche Freigabe; gesendet wird immer nur von Ihnen.

5. Was gespeichert wird, und wo

• Nachrichten (vollständig, mit Anhängen) im Objektspeicher Cloudflare R2 mit EU-Jurisdiktion.
• Verzeichnis und Suchindex (Betreff, Absender, Empfänger, Text, Labels/Ordner, Status) und Suchvektoren in der Datenbank Ihres Kontos (Cloudflare Durable Object mit EU-Jurisdiktion).
• Zugang zu Google: das Aktualisierungs-Token, verschlüsselt (AES-256-GCM) in der Datenbank Ihres Kontos in der EU; kurzlebige Zugriffstoken nur im Arbeitsspeicher. Tokens werden nie protokolliert.
• Abgleich-Stand: welche Gmail-Nachricht welcher Kopie entspricht, deren Labels und Gmails Änderungsstand.

Alle gespeicherten Daten liegen in der EU. Protokolle enthalten nur Fehlerarten und Zähler, keine Mail-Inhalte, Adressen oder Tokens.

6. Weitergabe

Gmail-Daten werden nicht verkauft, nicht für Werbung genutzt und nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle verwendet. Empfänger sind nur diese Dienstleister, jeweils für die genannte Funktion:

• Cloudflare, Inc.: Betrieb (Server, Speicher mit EU-Jurisdiktion, Warteschlangen). Auftragsverarbeitung.
• Lyceum Technology (Rechenzentren in der EU; bei Ausfall gegebenenfalls OVHcloud, EU): Berechnung von Suchvektoren aus Mail-Texten für die Bedeutungssuche.
• Anthropic (Claude), nur wenn Sie Claude selbst mit Ihrem Konto verbinden: Claude liest dann die Mails, nach denen Sie ihn fragen, um Ihnen zu antworten. Anthropic sitzt in den USA.
• Ihre Push-Dienste (z. B. Google, Apple, Mozilla), nur wenn Sie Benachrichtigungen einschalten: verschlüsselte Hinweise auf neue Mails, auf Wunsch mit Absender und Betreff.
• Spamhaus (Sperrlisten), falls eingerichtet: Abfragen zu IP-Adressen und Domains aus den Kopfzeilen neuer Mails, über DNS-Anfragen an Cloudflare.

Anhänge können an den Dokumenten-Dienst desselben Betreibers gehen, wenn er für Ihr Konto eingerichtet ist (Spam nie).

7. Google API Services User Data Policy

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die Swavo von Google-APIs erhält, an andere Apps hält sich an die Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“). Gmail-Daten werden nur genutzt, um die oben beschriebenen, für Sie sichtbaren Funktionen bereitzustellen. Menschen lesen sie nicht, außer Sie bitten ausdrücklich darum, es ist für die Sicherheit (z. B. Missbrauch) nötig oder gesetzlich vorgeschrieben.

8. Speicherdauer und Löschung

• Trennen: In den Einstellungen unter „Gmail“ können Sie die Verbindung jederzeit trennen. Der Dienst widerruft dann den Zugang bei Google und löscht das Token und den Abgleich-Stand sofort. Sie können den Zugang auch bei Google beenden: myaccount.google.com/permissions.
• Bereits übernommene Kopien bleiben in Ihrem Konto, bis Sie sie löschen oder die Löschung Ihres Kontos verlangen.
• Sicherungen: Tägliche Sicherungen der Datenbanken werden je nach Stufe 9, 35 oder 331 Tage aufbewahrt; gelöschte Nachrichten werden im Speicher nach 340 Tagen endgültig entfernt. So lange können gelöschte Daten noch in Sicherungen enthalten sein; sie werden nur zur Wiederherstellung nach Fehlern verwendet.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des von Ihnen gewünschten Dienstes) und für die Gmail-Verbindung zusätzlich Ihre Einwilligung bei Google (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit durch Trennen widerrufen können. Kontakt: post@levinkeller.de.